Direction des opérations

Assemblée de la francophonie de l'Ontario

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Ville

Ottawa

Salaire

67 692 $ à 77 899 $

Date limite pour les applications

2019/07/17

Description du poste

Sous l’autorité de la direction générale, le (la) titulaire du poste a comme responsabilité d’assurer la bonne gestion des opérations de l’organisme. Ses tâches incluent également d’appuyer la direction générale dans la planification, l’organisation, le contrôle et l’évaluation des activités de l’organisme, avec l’appui de l’équipe de gestion.

Le (la) titulaire du poste adhère à la vision et à la mission de l’AFO et s’engage à suivre les Règlements administratifs et les politiques de régie interne en vigueur.

Tâches générales :
Le (la) titulaire du poste doit accomplir les tâches et responsabilités qui lui sont assignées, sans se limiter à ce qui suit :

Gestion administrative
collabore à l’atteinte des résultats de la planification stratégique touchant le financement et le bon fonctionnement de l’organisme ;
élabore, met en œuvre et met à jour le plan opérationnel lié à la planification stratégique touchant le financement et le bon fonctionnement de l’organisme ;
collabore à l’élaboration des différents outils de gestion nécessaires (politiques internes, politiques des ressources humaines, de travail et tout autre document jugé nécessaire au bon fonctionnement de l’organisme) et s’assure de leur mise à jour continue ;
vérifie le contenu des comptes rendus du conseil d’administration et de l’équipe de gestion et propose au besoin les suivis qui en découlent ;
conseille et appuie l’équipe de gestion dans l’interprétation et dans l’administration des politiques et des procédures du personnel ;
appuie la direction générale dans la gestion du système de rencontres efficaces (quotidiennes, tactiques et stratégiques) ;
assure le monitoring des initiatives et prépare les rapports en lien avec les initiatives ;
assure la reddition de comptes pour les différentes initiatives ;
appuie la direction générale relativement aux suivis découlant des plaintes qui lui sont acheminées par le public ;
assure que les systèmes et les procédures internes appropriés sont élaborés et mis en œuvre ;
développe une vision à moyen terme pour l’amélioration continue des opérations ;
collabore à la mise en place et à l’analyse du sondage annuel ;
assure la mise en place et le bon fonctionnement de l’Assemblée Générale Annuelle, avec l’appui de l’adjointe à la direction.

Gestion financière
assure le respect des ententes (paiements, engagement, rapports, etc.) ;
coordonne les demandes de fonds pour l’organisme (avec le responsable du financement) ;
collabore à la gestion financière de l’organisme incluant la préparation des prévisions budgétaires, la supervision et la mise à jour des budgets ;
collabore à la validation du contenu des demandes de financement et des rapports inhérents ;
collabore au développement d’un plan de financement à court, moyen et long terme ;
veille à ce que les divers engagements financiers soient respectés ;
collabore à la gestion de toute négociation financière (baux, contrats, achats, appels d’offres, assurance groupe, etc.) ;
appuie dans la préparation et la présentation des rapports financiers destinés au Conseil d’administration.

Gestion des ressources humaines
effectue l’embauche du personnel sous sa supervision directe et en assure la supervision et l’évaluation annuelle ;
apporte le soutien et l’appui nécessaire au personnel sous sa supervision ;
collabore au développement des outils d’évaluation des postes et en effectue les mises à jour ;
apporte un soutien à la direction générale et autres directions dans l’embauche et l’évaluation annuelle du personnel ;
assure que les lois relatives au travail sont respectées ;
effectue les suivis nécessaires relativement aux plaintes qui lui sont acheminées par le personnel et apporte un soutien à la direction générale quant aux griefs déposés ;
gère les politiques et l’embauche des expertises externes nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme (appels d’offres, contrat, évaluation, encadrement) ;
assure une gestion des ressources humaines exemplaire, c’est à dire, créer un climat qui favorise une grande cohésion d’équipe, des échanges productifs, une productivité améliorée et l’atteinte de résultats tout en assurant un taux de rétention du personnel élevé.

Mise en place et gestion de l’entreprise sociale
produit un canevas d’affaires ;
développe et met en oeuvre un modèle complet d’offre de services ;
assure la saine gestion des services ;
développe des stratégies et outils de monitoring en lien avec les opérations ;
rédige les ententes avec les clients ;
coordonne les processus de dotation des consultant.e.s pour l’entreprise sociale ;
veille à actualiser régulièrement le modèle en fonction des besoins des organismes et la capacité de l’AFO.

Gestion des ressources physiques
assure le maintien des espaces physiques et des équipements de l’AFO ;
assure la coordination des locataires (ententes, espaces, entrepôt, appui) ;
assure la coordination de la location de la salle de conférence ;
coordonne les services techniques ;
négocie les assurances requises.

Représentation et partenariats
appuie la collaboration et la concertation auprès des bailleurs de fonds, gouvernements, ministères, agences et organismes (provincial, fédéral, régional) pour ce qui est des occasions de financement ;
appuie la direction générale dans la représentation communautaire et publique ;
appuie la négociation et l’élaboration de partenariats et de protocoles d’ententes.

La Direction des Opérations exerce toutes autres fonctions qui peuvent lui être confiées, de temps à autre, par la direction générale.

Formation et expérience requises :
Le (la) titulaire du poste doit :
détenir un diplôme d'études postsecondaires en administration, gestion ou dans tout domaine connexe ;
posséder un minimum de 10 années d’expérience pertinente dans un poste similaire ;
avoir une excellente connaissance du milieu associatif franco-ontarien et des enjeux de la communauté franco-ontarienne.

Compétences requises :
Le (la) titulaire du poste doit avoir :
une pensée stratégique ;
une maîtrise des principes de gestion de projet ;
des habiletés supérieures pour les communications verbales et écrites en français ;
une bonne connaissance de l’anglais ;
des habiletés en rédaction ;
une excellente connaissance de la suite Google; et
une connaissance en création et gestion d’entreprise sociale sera un atout.

Qualités requises :
Le (la) titulaire du poste doit :
démontrer une capacité à travailler en équipe, à mobiliser et à gérer les relations interpersonnelles ;
pouvoir gérer un éventail de questions complexes et délicates avec tact et diplomatie ;
travailler efficacement sous pression et s’acquitter de ses fonctions dans des délais serrés et avec autonomie ;
faire preuve de discrétion ;
posséder des habiletés éprouvées dans l’élaboration de réflexions stratégiques ;
avoir une attention particulière aux détails ;
avoir des aptitudes en résolution de problèmes ; et
avoir une capacité d’analyse supérieure et à prendre des décisions.

Disponibilités requises :
Le (la) titulaire du poste doit :
se rendre disponible pour des réunions à l’extérieur de l’horaire régulier de bureau, le soir et la fin de semaine ; et
être disposé(e) à se déplacer pour des réunions à l’extérieur de la région.

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