Offres d'emploi

Stéphanie Leprêtre

Talent Assistant

Ministry of Government and Consumer Services

Ville

Toronto

Salaire

$23.33 - $27.13 Per Hour

Date limite pour les applications

2019/06/19

Description du poste

Job Specification

Position Title:

Administrative Assistant (Bilingual)

Job Code:

08OAD - Office Administration 08

Job ID:

135738

Purpose of Position :

To provide a range of administrative and clerical services, to assigned team(s) and assigned manager(s) across the regional office.

Duties / Responsibilities :

1. Providing word processing services by producing a variety of documents which many include but are not limited to: correspondence, memoranda, reports, charts, contracts, licenses, speeches, contentious issue reports, briefing notes, minutes, FIPPA requests, social invitation summaries, project proposals, newsletters, complex presentation packages and project reports including graphics.

2. Proof reading and editing material to ensure applicable formatting and accuracy of grammar, spelling and punctuation, using various software applications and manipulating stored data as necessary to reformat, update and revise; submitting to appropriate Manager or unit staff for approval and distributing appropriately.

3. Inputting and updating various in-house computer programs/data base information systems which may include but are not limited to: SMIS (for service contracts, budget submissions, licenses), Serious Occurrence Data Base (for Serious Occurrences), FIPPA Data Base (for FIPPA Requests), Adoption/Crown Ward, PACE (for staff directories), OCMS (for correspondence, contentious issues, briefing notes, Feedback Mechanism), WIN (for attendance), IFIS (for travel claims/invoices), etc.

4. Receiving, opening, sorting and distributing incoming electronic mail and hard copy mail, faxes, and internet messages and managing outgoing internal and external distribution of information, mail, scanned documents and faxes, Canada Post and courier, including mass mail outs where necessary; attaching relevant files/background information prior to distribution as appropriate. Management of manual and automated mailing lists (including service provider component of SMIS).

5. Providing reception services by answering internal and external phone calls, greeting visitors and responding to enquiries based on knowledge of Ministry/Regional Office programs/functions/procedures, directing /forwarding phone calls/inquires to appropriate staff.

6. Establishing and/or maintaining unit or section filing system and bring forward system, containing letters, memoranda, reports, minutes, employees' or clients' files to ensure compliance with process deadlines i.e. action and information requests, briefing notes.

7. Maintaining appointment calendars, organizing events, coordinating appointment schedules and making arrangements for travel, accommodation, meetings, conferences, video or teleconferences, luncheons including booking boardrooms and equipment and making hospitality arrangements, preparing agendas and taking meeting minutes.

8. Performing a variety of administrative/clerical tasks such as: preparing and submitting attendance reports, human resources documentation, updating manuals, maintaining petty cash, checking invoices/travel claims, keeping inventory/assets control, ordering supplies, and/or switchboard relief, logging and tracking (i.e. checks, reports, information/action requests), records retention, retrieval of files from storage/archive, photocopying, maintaining office equipment and supplies, identifying and arranging telephone equipment needs.

9. Providing back-up support to other regional office Administrative Assistants during peak work periods, short and long-term absences including Compressed Work Week, breaks, lunch periods, illnesses and vacation

10. Manager has the right to assign additional duties.

Staffing and Licensing :

Advanced level proficiency in oral and written French language.

Knowledge :

Job requires knowledge of administrative/office procedures and guidelines and practices according to ministry and regional business processes such as: TP budget and reporting cycle, routing and preparing correspondence and issue management (reporting, filing), processing invoices, expense
claims, procedures for shredding, shredding confidential documents, establishing and maintaining filing systems, ordering office supplies. Job requires knowledge of various Ministry programs and relevant ministry legislation to respond to general inquires both orally and in writing, or knowing where to
refer inquires. Job requires a thorough knowledge of various computer software programs such as Word, e-mail, Windows, PowerPoint, Excel, Outlook, etc to produce letters, memoranda, reports, contracts, chart tables, graphics, spreadsheets, licenses, presentation material by utilizing a variety
of features such as formatting, merging, etc. Job requires knowledge to operate office equipment such as photocopiers, scanners, facsimile, and word processing equipment. Job requires knowledge of compilation methods to assemble and format data for reports. Job requires good verbal and written
communication skills in order to be able to provide information or explanations to staff, supervisors, Ministry officials or general public.

Skills :

Job requires reasoning and problem solving skills to determine priorities when performing a variety of different tasks with conflicting deadlines and/or urgency, and to prioritize work based on knowledge of subject matter or by discussing with principles. Job requires good judgment to analyze and search for pertinent information and respond appropriately to a variety of inquires. Job requires analytical skills to determine the most effective way to present materials when creating and formatting correspondence, reports, charts and tables and to resolve problems by trying different layout formats or software packages. Job requires written communication skills to compose general correspondence based on brief verbal instruction provided by staff, and to proofread all material to ensure accuracy in grammar, spelling, punctuation and sentence structure when typing letters, memoranda, contracts, newsletters and reports. Job requires oral communication skills, tact and courtesy to answer telephones, to greet visitors and to respond to a variety of general inquires about various program areas or to transfer calls to appropriate staff to deal with queries such as: from ADMO, DMO, MO, MPP's, transfer payment agencies, staff in corporate or other offices for information/clarification of issues. Job requires organizational and prioritizing skills to organize and prioritize own workload to ensure that assignments are completed within deadlines and established timeframes. Job requires interpersonal skills to work in a team environment.
Typing skills to a standard. Technical Skills: Job requires knowledge and ability to operate office equipment such as computer, photocopiers, calculators, scanners and facsimile.

Freedom of Action :

Job requires knowledge and ability to operate office equipment such as computer, photocopiers, calculators, scanners and facsimile. Job requires working under general supervision and in accordance with established procedures and methods. Job requires access to administrative procedures and guidelines to make decisions relating to the format and routing of letters, briefing notes, contentious issue reports, action requests e.g. letters sent to clients on behalf of the Ministry and to resolve discrepancies relating to expenditure. Job requires determining the best layout or presentation formats when creating letters, reports, charts. Job requires determining what information is confidential and whether or not it should be divulged when responding to inquires. Job has the freedom to schedule appointments/meetings for supervisor. The work is reviewed by principals for content, accuracy and completeness. Matters not covered by established procedures or guidelines are referred to the supervisor.
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Description du poste

Titre du poste :

AJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF

Code du poste :

08OAD - Personnel de bureau 08

Numéro du concours :

135738

Objectifs du poste :

Offrir divers services administratifs et de bureau aux équipes et aux chefs assignés au sein du bureau régional.

Tâches et responsabilités :

1. Offrir des services de traitement de texte par la préparation de divers documents, par exemple de lettres, de notes de service, de rapports, de tableaux, de contrats, de permis, de discours, de rapports sur des questions litigieuses, de notes d'information, de procès-verbaux, de demandes en vertu de la LAIPVP, de résumés d'invitations à des activités sociales, de propositions de projet, de bulletins, de trousses de présentation complexes et de rapports de projet, y compris de graphiques.

2. Correction d'épreuves et révision de documents pour veiller à ce que la mise en forme appropriée ait été effectuée et s'assurer de l'exactitude de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation par l'utilisation de diverses applications logicielles et la manipulation de données stockées, au besoin, pour la remise en forme, la mise à jour et la révision. Présentation des documents au personnel d'unité ou aux chefs compétents pour qu'ils les approuvent et les distribuent de façon appropriée.

3. Saisie et mise à jour de données dans divers systèmes d'information (bases de données) et programmes informatiques internes, par exemple le SIGS (pour les contrats de services, les demandes budgétaires et les permis), le Système de suivi des incidents graves (pour les incidents graves), la base de données relative à la LAIPVP (pour les demandes en vertu de la LAIPVP), la base de données pour les adoptions et les pupilles de la Couronne, le Système PACE (pour les répertoires de personnel), le SGLC (pour la correspondance, les questions litigieuses, les notes d'information, le mécanisme de soumission de commentaires), le Réseau WIN (pour les présences) et le SIGIF (pour les factures et les demandes de remboursement de frais de déplacement).

4. Réception, ouverture, tri et distribution du courrier électronique et papier, des télécopies et des messages Internet entrants ainsi que gestion, à des fins de distribution interne ou externe, des envois, notamment de l'information, du courrier, des télécopies et des documents numérisés et des envois par Poste Canada et par messager, y compris des envois de masse, au besoin. Joindre des renseignements généraux et des dossiers pertinents avant la distribution, au besoin. Gestion des listes de distribution manuelles et automatisées (y compris gestion des données sur les fournisseurs de services dans le SIGS).

5. Offre de services de réception en répondant aux appels téléphoniques internes et externes, en accueillant les visiteuses et les visiteurs et en répondant aux demandes de renseignements grâce à la connaissance des programmes, des fonctions et des procédures du ministère ou du bureau régional, ainsi qu'en acheminant les appels téléphoniques et les demandes de renseignements au personnel approprié.

6. Établir ou tenir à jour le système de rappel et le système de classement de l'unité ou de la section qui contiennent des lettres, des notes de service, des rapports, des procès-verbaux et des dossiers d'employé ou de client pour veiller au respect des échéances, c'est à dire pour des mesures à prendre et des demandes d'information et pour des notes d'information.

7. Tenir à jour les calendriers de rendez-vous, organiser des activités, coordonner les rendez-vous et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements, l'hébergement, les réunions, les conférences, les vidéoconférences, les téléconférences et les dîners, y compris réserver des salles de réunion et de l'équipement, ainsi que prendre des dispositions pour l'accueil, préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions.

8. Exécuter diverses tâches administratives et de bureau, par exemple préparer et présenter des rapports de présence et des documents de ressources humaines, mettre à jour des manuels, gérer la petite caisse, vérifier les factures ou les demandes de remboursement de frais de déplacement, veiller au contrôle des actifs et des stocks, commander des fournitures ou remplacer le ou la standardiste, consigner des données et en faire le suivi (à savoir des chèques, des rapports, des mesures à prendre et des demandes d'information), conserver des dossiers, récupérer des dossiers stockés ou archivés, faire des photocopies, gérer les fournitures et l'équipement de bureau ainsi que cerner les besoins en équipement téléphonique et y répondre.

9. Aider ou remplacer d'autres adjointes administratives ou d'autres adjoints administratifs de bureau régional durant les périodes de pointe, les courtes et les longues absences, y compris durant les semaines de travail comprimées, les pauses, les périodes de dîner, les congés de maladie et les vacances.

10. Le chef de service a le droit d'assigner d'autres tâches.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé.

Connaissances :

Connaissance des procédures, des lignes directrices et des pratiques administratives ou de bureau relativement aux processus opérationnels ministériels et régionaux comme à l'établissement du budget des paiements de transfert et au calendrier des rapports financiers, à l'acheminement et à la préparation de la correspondance et à la gestion des problèmes (production de rapports et classement), au traitement des factures, aux demandes de remboursement de frais, aux procédures pour le déchiquetage, au déchiquetage de documents confidentiels, à l'établissement et à la tenue à jour de systèmes de classement ainsi qu'à la commande de fournitures de bureau. Connaissance de divers programmes du ministère et de la législation pertinente de celui-ci afin de répondre aux demandes de renseignements générales à l'oral et par écrit ou d'acheminer les demandes adéquatement. Connaissances approfondies de divers programmes logiciels comme Word, les logiciels de messagerie, Windows, PowerPoint, Excel et Outlook pour préparer des lettres, des notes de service, des rapports, des contrats, des tableaux, des graphiques, des tableurs, des permis et du matériel de présentation en utilisant diverses fonctions comme la mise en forme, la fusion, etc. Connaissances pour utiliser de l'équipement de bureau comme des photocopieurs, des numériseurs, des télécopieurs et du matériel de traitement de texte. Connaissance des méthodes de compilation pour rassembler des données et les mettre en forme à des fins de production de rapports. Bonnes compétences en communication orale et écrite pour fournir de l'information et des explications au public, au personnel, aux superviseures et aux superviseurs, ainsi qu'aux représentantes et aux représentants du ministère.

Compétences :

Compétences en raisonnement et en résolution de problèmes pour déterminer les priorités parmi diverses tâches qui ont des échéances concurrentes ou qui sont urgentes et pour établir les priorités de travail grâce à la compréhension du sujet et à des discussions avec la direction. Jugement pour analyser l'information pertinente et en rechercher et répondre adéquatement à diverses demandes de renseignements. Compétences en analyse pour déterminer la méthode de présentation la plus efficace pour la création et la mise en forme de la correspondance, de rapports, de graphiques et de tableaux et résoudre les problèmes en essayant différents formats et progiciels. Compétences en communication écrite pour rédiger de la correspondance générale à partir de brèves directives orales fournies par le personnel et réviser tous les documents pour s'assurer de l'exactitude de la grammaire, de l'orthographe, de la ponctuation et de la syntaxe des lettres, des notes de service, des contrats, des bulletins et des rapports. Compétences en communication orale ainsi que capacité de faire preuve de tact et de courtoisie pour répondre au téléphone, accueillir les visiteurs et les visiteuses et répondre à diverses demandes de renseignements générales concernant différents secteurs de programme ou de transférer les appels au personnel approprié pour traiter des demandes d'information ou de précisions provenant notamment du bureau du sous-ministre adjoint ou de la sous-ministre adjointe, du bureau du sous-ministre ou de la sous-ministre, d'un bureau ministériel, d'un député ou d'une députée, d'organismes de paiements de transfert et de personnel d'un bureau du ministère ou d'autres bureaux. Compétences en organisation et en établissement de priorités pour organiser et hiérarchiser le travail à accomplir et ainsi veiller à ce que le travail soit effectué dans le respect des délais établis. Compétences en relations interpersonnelles pour travailler en équipe. Compétences normalisées en dactylographie. Compétences techniques : connaissance et expérience pour utiliser de l'équipement de bureau comme des ordinateurs, des photocopieurs, des calculateurs, des numériseurs et des télécopieurs.

Autonomie d'action :

Connaissance et expérience pour utiliser de l'équipement de bureau comme des ordinateurs, des photocopieurs, des calculateurs, des numériseurs et des télécopieurs. Capacité de travailler dans un contexte de supervision générale et dans le respect des procédures et des méthodes établies. Compétences pour consulter les procédures administratives et les lignes directrices afin de prendre des décisions relativement au format et à l'acheminement des lettres, des notes d'information, des rapports sur des questions litigieuses, des demandes concernant les mesures à prendre, par exemple des lettres aux clients au nom du ministère pour corriger les anomalies liées aux dépenses. Capacité de déterminer la mise à forme et le format appropriés pour la création de lettres, de rapports et de tableaux. Capacité de reconnaître les renseignements confidentiels et de déterminer s'ils doivent être communiqués ou non pour répondre aux demandes de renseignements. Latitude pour planifier des rendez-vous et des réunions pour le superviseur ou la superviseure. Le travail est examiné par la direction à des fins de vérification du contenu, de l'exactitude et de l'exhaustivité. Les questions qui ne sont pas traitées dans les lignes directrices ou les procédures établies sont acheminées au superviseur ou à la superviseure.

Site web

ontario.ca

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