Adjoint.e de direction

Nous recherchons une personne exceptionnelle pour rejoindre notre équipe dynamique en tant qu’adjoint(e) de direction.

Responsabilités principales :

• Appuyer la Directrice générale dans son travail

• Gérer plusieurs boîtes courriel et plusieurs calendriers;

• Planifier et organiser des rencontres, des événements et des déplacements, et un congrès annuel;

• Rédiger, traduire et mettre en page des documents variés (courriels, procédures, présentations, infolettres, etc.) majoritairement en français et parfois en anglais;

• Effectuer des sondages, recherches et études de marché selon un système spécifique;

• Maintenir à jour le site internet et les divers services web;

• Mettre en place et maintenir des bases de données, inventaire et CRM;

• Gérer les demandes administratives multiples (logos, documents, cotisations, etc.) et classer les documents reçus;

• Gérer les messages et l’information sur les activités des membres et des cercles;

• Gestion des réseaux sociaux et des campagnes de communications;

• Préparer des présentations et documents, ordre du jour, procès-verbaux et suivis pour les rencontres;

• Assurer le suivi des documents de conformité auprès des instances gouvernementales;

• Créer et analyser des sondages, compiler des données, analyses sommaires;

• Participer aux projets et initiatives;

• Assurer la liaison avec les partenaires communautaires;

• Tenir à jour les systèmes et logiciels;

• Faire des propositions pour améliorer l’efficience et l’efficacité, et l’utilisation des ressources;

• Toute autres tâches connexes.

Ce qu’il vous faut pour réussir :

• Un diplôme ou baccalauréat en administration ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.

• Maîtrise exceptionnelle du français à l’écrit et à l’oral, et bilinguisme (anglais) souhaité.

• Maitrise reconnue des procédures administratives et des politiques connexes, des processus applicables à l’information et aux documents protégés et confidentiels.

• Esprit de collaboration et de participation active.

• Techniques de rédaction supérieures : la grammaire, l’orthographe et la syntaxe sont vos meilleures amies.

• Souci du détail et rigueur dans l’exécution des tâches.

• Grande autonomie, initiative, débrouillardise et capacité à résoudre des problèmes.

• Excellente organisation et aptitude à établir des priorités et gérer plusieurs tâches simultanément.

• Facilité à apprendre et à s’adapter à de nouveaux logiciels informatiques.

• Multitâche avec une grande capacité d’adaptation dans un environnement en constante évolution.

Atouts supplémentaires :

• Expérience en gestion des réseaux sociaux et des infolettres.

• Expérience de travail dans un organisme sans but lucratif.

• Connaissance avancée d’Excel (y compris les tableaux dynamiques).

• Expérience en organisation d’événements et en gestion de sites web.

• Connaissance de Canva (un atout).

Exigences physiques :

Être assis, manipuler manuellement du matériel et faire des gestes répétitifs.